Styr upp dina avbrott
Medarbetare som knackar på dörren och en telefon som ständigt plingar. En rektors vardag är full av avbrott. Sätt gränser för både dig själv och andra, råder Kristina Dellholm.
I en förskolerektors komplexa arbetssituation ingår ofta att bli avbruten av plötsliga frågor om stort och smått. I samma stund som läget känns lugnt knackar det på dörren eller plingar i telefonen. Att transportera sig från A till B utan att bli hejdad på vägen brukar också vara en utmaning. Att vara chef i en människovårdande verksamhet innebär ofta sådana förutsättningar, speciellt om personalgruppen är stor.
Men återkommande avbrott i tanke och handling är ansträngande för hjärnan. Det är som att ständigt gasa och bromsa vilket sliter på batteri och motor – alltså hållbarheten som skolledare. Som rektor är det därför viktigt att arbeta med sin inre och yttre gränssättning. Det handlar om att agera medvetet i stället för på impuls – att stanna upp och reflektera över vilka bollar man springer på. Hur bråttom är det egentligen?
Många rektorer tycker att gränssättning är svårt eftersom de vill vara närvarande och hjälpsamma skolledare. I längden är det inte hjälpsamt att ha för vana att agera direkt. Därför behöver du upprätta spelregler för såväl dig själv som dina medarbetare. Dels handlar det om att få arbeta ostört vid exempelvis koncentrationskrävande administration. Dels gäller det att kontrollera din egen impulsstyrning så att din koncentration bibehålls även om det plingar i telefonen eller knackar på dörren.
Under de dagar då avbrotten är många är det viktigt att lägga in återhämtande stunder. Detta betyder att du behöver ha en inre handbroms så att du inte dras med i stressens fartvindar.
Sätt gränser – 3 strategier
Självledarskap. Bara för att det plingar i mobilen behöver du inte läsa meddelandet direkt. Inte heller behöver du agera direkt när någon medarbetare lyfter ett problem som hen stött på. Stanna upp och reflektera över vilka bollar du springer på. Upprätta rutiner för att fånga spontana frågor och för att skapa prioriteringar i din vardag.
Spelregler. Att sätta gränser kan väcka obehag. Därför behöver du och din personal samtala om och hitta samsyn kring arbetsro och det mänskliga behovet av att få arbeta ostört. Var tydlig med dina behov: ”Nu ska jag arbeta en stund med budgetfrågor och då behöver jag arbeta ostört eftersom det kräver hela min koncentration.” Tydlighet bäddar för förståelse. Säg inte bara vagt att du ska arbeta på kontoret.
Återhämtning. Det är som regel ansträngande för hjärnan att bli avbruten när man arbetar kognitivt. Om avbrotten blivit för många kan det vara svårt att hitta tillbaka till fokus och produktivitet. När så är fallet: visa dig själv omtanke och unna dig en mikropaus för att samla kraft och hitta fokus. Ta tre djupa andetag, lyssna på musik i några minuter och rör på dina axlar.
