Hur skapar vi bästa laget?

Att jobba i team kan vara effektivt och roligt, men inte sällan kan samarbetet kännas både svårt och konfliktfyllt. Vad beror det på? Och hur kan vi skapa ett bra team som är funktionellt – både för personalen och barnen?

Människor har i alla tider varit beroende av samarbete för att kunna utföra arbetsuppgifter. Vissa sorters arbete görs bättre av att flera samarbetar än att en person utför arbetet ensam. Från forskningen vet vi att vi människor mår bättre och faktiskt även presterar bättre resultat om man är i en välfungerande grupp än i en ickefungerande.

En viktig grund för att överhuvudtaget kunna definiera sig som ett team är att det ska vara tydligt vilka som ingår och vilka som inte ingår i teamet. Det behöver också framgå att man har ett gemensamt syfte och mål med arbetet och att man är beroende av varandra för att kunna nå det gemensamma målet. 

Man behöver kommunicera med varandra regelbundet för att utveckla teamsamarbetet. Här vill jag poängtera att om vi har arbetsuppgifter som faktiskt inte kräver teamsamarbete skapar det mest onödig frustration om vi ska samarbeta kring något som en enskild individ kan klara av att utföra bättre själv. 
Den mest använda modellen inom teamforskningen kallas för IPO-modellen, där I står för Inputs, P står för Processer och O står för Outputs. Det är en bra modell för att förstå vad det är i praktiken som gör en del team mer lyckosamma än andra. Enkelt uttryckt så kan man säga att teamets outputs är det vi mäter, det resultat vi vill ha av arbetet. Det vill säga: hur väl presterar teamet? Når de sina mål? Hur mår och trivs teammedlemmarna? Detta i sin tur är ett resultat av vilka förutsättningar som från början fanns hos teamet (inputs). Det vill säga: Vilka är teammedlemmarna? Vad har de för personlighet, generell kognitiv förmåga, färdigheter, utbildning och kompetens? 

Det går generellt inte att skapa magi av något som inte fanns där från början. I förutsättningarna ingår även vilken organisationskultur som finns, stöd från ledning och chefer högre upp. Främjar man en teamkultur eller en kultur där individuella prestationer belönas? Finns det förutsättningar att prestera bra genom att det till exempel finns tillräckligt med resurser?

Vad teamet praktiskt gör på jobbet kallas för processer. Dessa olika beteenden kan vi dela upp i tre delar: 

  • Om och hur man planerar och utvärderar sitt arbete. Det vill säga det vi gör före och efter själva utförandet av arbetet. Exempel på detta är morgonmöten, planeringsdagar, målsättning och målutvärdering. Utvärderar vi kontinuerligt om vi gör rätt saker på arbetet? Har vi bra struktur så att det är tydligt vad som ska prioriteras, vem som ska göra vad och när?
  • Hur arbetsuppgifterna faktiskt utförs och hur kommunikationen då fungerar i teamet. 
  • Hur hanterar vi de interpersonella relationerna i gruppen? Det vill säga hur talar vi till varandra? Litar vi på varandra och tycker vi om varandra? Hur hög är önskan om att fortsätta stanna kvar och arbeta i teamet? 

Vad kan man då tänka på utifrån IPO-modellen för att skapa ett välfungerande arbetslag? För det första, tänk till redan vid rekrytering av dem som ska ingå i arbetslaget (inputs). Eftersom vi vet att psykologisk trygghet, det vill säga att känna sig trygg i gruppen och känna tillit till gruppmedlemmarna, är så viktigt, är det betydelsefullt att rekrytera personer som i grunden är empatiska, varma och samvetsgranna. Vi vill även ha personer som har en god förmåga och erfarenhet av att samarbeta i team. 

”För att skapa psykologisk trygghet är det viktigt att både tänka till vid rekryteringen och att aktivt främja goda sociala beteenden.”

Ledarskap för team fyller olika funktioner. Förutom att se till att göra goda rekryteringar är ett av ledarens viktigaste uppdrag att skapa tydliga mål för arbetet. Vad är det egentligen vi ska göra på den här arbetsplatsen? Vi behöver alla veta vad vi ska göra, och inte göra, när vi kommer till jobbet. Att uppdraget är tydligt hjälper oss också att prioritera och minskar risken för konflikter inom gruppen. Vi vill att teamet ska ha en så god samsyn som möjligt om vad som är arbetsuppgifterna och hur de ska göras. Tydlighet fungerar också stressreducerande för de flesta, vi vill känna oss säkra på att vi gör rätt saker. Detta leder oss in på nästa oumbärliga punkt, att ha tydliga roller. Vem ska göra vad? Detta inbegriper att samtliga i teamet ska ha kunskap om varandras kompetenser och färdigheter. Vidare är det av allra största vikt att arbetet i förväg struktureras och planeras. Vad ska göras? När ska det göras? Vem ska göra det? Vilka beteenden är okej och inte okej under arbetet? Det är även bra att innan prata igenom ”worst case scenarios”. Vad gör vi om X inträffar? 

Ett bra mått på hur väl ett team presterar (outputs) är hur gott samarbetet är. I välfungerande team ser man att det gradvis utvecklas över tid, samt att det sker en gradvis övergång till självstyre. Det innebär att medlemmarna själva tar alltmer ansvar för att planera och strukturera arbetet, bidrar till utveckling och främjar ett gott socialt klimat i gruppen. De löser efterhand även de problem som kontinuerligt dyker upp och har mindre behov av en ledare för gruppen. 
Jag har redan nämnt begreppet psykologisk trygghet. Det är helt enkelt det sociala klimat som råder i gruppen, vilket utgörs av gruppmedlemmarnas beteenden och hur man talar till varandra. Alla människor har ett grundläggande behov av att känna ”jag är ok och omtyckt som jag är”. Vår hjärna reagerar starkt på signaler om att vi inte är välkomna i gruppen. 

Det är av största vikt att främja beteenden som att visa respekt och omtanke om varandra, att lyssna aktivt på varandra, prata på ett trevligt sätt till varandra och stötta varandra. Motsatta beteenden är att använda sig av härskartekniker, ge gliringar eller små ”nålstick” eller att frysa ut varandra. Sådana beteenden leder inte bara till minskad tillit till gruppen, det ger också psykisk ohälsa och riskerar att medlemmar inte vill vara kvar i gruppen och i förlängningen att de slutar. För att skapa psykologisk trygghet är det viktigt att både tänka till vid rekryteringen och att aktivt främja goda sociala beteenden. Där behöver ledaren föregå med gott exempel och medvetet ge positiv feedback när sådana beteenden uppvisas. 

När man redan har ett team som inte fungerar väl vare sig när det gäller resultat, arbetsklimat eller samarbete, är forskningen tydlig med vad som är mest effektivt att börja jobba med. Det är att klargöra och förtydliga målen för arbetet samt att tydliggöra rollerna i gruppen. Vi vill skapa gemensamma tankemodeller där medlemmarna i teamet delar samma uppdrag och mål, roller och ansvarsområden, strategier för måluppfyllelse samt gemensamma beteendenormer. 
I andra hand kommer insatser som fokuserar på att främja de interpersonella relationerna i gruppen samt att involvera gruppen i egna lösningar på utmaningar som teamet står inför. 

I Praktisk pedagogik 5/2019 skriver Linda Cardeberg om hur ni kan arbeta utifrån IPO-modellen i verksamheten

Skapa väl fungerande team
  • Tänk till vid rekryteringen. Rekrytera samvetsgranna, empatiska personer till arbetslaget.
  • Skapa tydliga mål. Ett tydligt uppdrag för teamet med tydliga och gemensamma mål hjälper till att prioritera och minskar risken för konflikter. 
  • Tydliggör roller. Var tydliga med vad alla ska göra och lär känna varandras kompetens, fördelar och nackdelar utifrån arbetsrollen. 
  • Planera och utvärdera. Strukturera och planera arbetet. Utvärdera kontinuerligt hur ni förhåller er till uppsatta mål.
  • Främja psykologisk trygghet. Skapa gemensamma spelregler för hur ni ska bete er mot varandra i gruppen. Lyssna aktivt samt bemöt varandra stödjande och empatiskt.
Litteratur

Söderfjäll, S. (2017). To team or not to team. Stockholm: Vulkan. 

Team

 

Linda Cardeberg

Linda Cardeberg

Leg. psykolog och organisationskonsult på PBM Sweden AB. Arbetar med att utveckla chefer, ledare och grupper mot att nå sina mål gällande både resultat 
och psykosocial arbetsmiljö.

Läsa vidare?

Denna artikel är publicerad i Förskoletidningen Praktisk pedagogik.
För att läsa vidare behöver du logga in.

Är du inte prenumerant än?
Förskoletidningen och Förskoletidningen Praktisk pedagogik ger dig inspiration, fördjupning, diskussionsfrågor och övningar – verksamhetsnära kompetensutveckling när den är som bäst!

Bli prenumerant